Certificado digital e instabilidade no e-CAC: o que empresários e contadores precisam saber sobre a nova exigência da Receita

Quem precisa lidar com o fisco já percebeu que os últimos dias não têm sido nada tranquilos. O acesso ao e-CAC, plataforma oficial da Receita Federal, apresentou falhas e lentidão, e tudo isso coincidiu com a implementação de uma nova exigência: a autenticação em duas etapas, agora obrigatória mesmo para quem usa certificado digital.

Essa mudança está afetando diretamente a rotina de contadores e empresas. Atrasos, dificuldades no envio de declarações, emissão de guias e outros processos fiscais têm sido frequentes. E em muitos casos, a causa está no novo método de autenticação, que ainda apresenta instabilidades técnicas.

Se você é empresário ou contador, entender o que está por trás desse cenário e saber como se preparar é essencial para evitar prejuízos e dores de cabeça. Para que você não se perca em meio a tantas mudanças, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o assunto.

Entenda as falhas recentes no e-CAC e como elas afetam o seu negócio

O e-CAC é o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte. É por meio dele que pessoas físicas e jurídicas acessam informações fiscais, regularizam pendências, entregam declarações, emitem DARFs e acompanham processos administrativos. É uma ferramenta essencial na rotina contábil de qualquer negócio.

Desde o final de julho de 2025, o sistema passou a exigir uma nova camada de segurança: a autenticação em duas etapas. Mesmo com o uso de certificado digital, o acesso agora depende de uma segunda confirmação por código enviado via e-mail, SMS ou aplicativo do gov.br.

O problema é que essa exigência entrou em vigor sem a devida estabilidade técnica. Muitos usuários enfrentaram travamentos, falhas no recebimento do código de verificação, dificuldades no reconhecimento do dispositivo e erros de login. O resultado tem sido a paralisação de tarefas importantes, justamente em um período crítico para o calendário fiscal.

Como a nova autenticação está afetando o trabalho dos contadores

Para quem atua na contabilidade, a exigência trouxe um impacto direto na produtividade. Muitos profissionais não conseguiram acessar o e-CAC com agilidade, o que comprometeu a entrega de obrigações como a Escrituração Contábil Fiscal (ECF), a emissão de DARFs e o acompanhamento de intimações fiscais.

Além disso, a nova autenticação exige que o profissional esteja com os dados atualizados no gov.br, o que pode gerar ainda mais barreiras quando se trata do acesso à conta de clientes. Em alguns casos, o contador depende de autorização prévia do cliente para concluir o login, o que torna o processo mais demorado e burocrático.

Sem acesso estável ao sistema, o risco de descumprimento de prazos aumenta. Isso pode gerar multas automáticas, bloqueios fiscais e complicações futuras tanto para o profissional quanto para os clientes.

O que muda para empresas com a nova autenticação no e-CAC

O impacto também atinge diretamente as empresas, especialmente as que dependem do e-CAC para regularizar tributos, acompanhar parcelamentos, emitir documentos ou mesmo visualizar pendências fiscais. Quando o sistema falha, o risco é não conseguir cumprir obrigações no prazo e comprometer a reputação fiscal da empresa.

Além disso, muitas empresas utilizam softwares integrados à Receita Federal por meio de APIs. A instabilidade no e-CAC pode comprometer a comunicação entre esses sistemas, travando operações como a emissão de notas fiscais eletrônicas, geração de relatórios ou envio de declarações periódicas.

Outro ponto crítico é que a autenticação em duas etapas exige que os dispositivos de acesso estejam devidamente configurados. Se a empresa não mantiver o e-mail e telefone atualizados no gov.br, ou se o responsável pelo certificado não estiver disponível, o acesso pode ficar bloqueado. Isso torna fundamental ter um processo de controle e contingência dentro da empresa.

A importância de manter seu certificado digital atualizado e seguro

Mesmo com a instabilidade, o certificado digital segue sendo uma ferramenta indispensável para empresas e contadores. Ele permite assinar documentos com validade jurídica, acessar sistemas públicos com segurança e agilidade, e garante a conformidade das obrigações fiscais.

A exigência da verificação em duas etapas não elimina a necessidade do certificado digital. Pelo contrário, reforça ainda mais a importância de manter o certificado atualizado, armazenado com segurança e com o controle de acesso adequado.

Empresas que ainda não usam certificado digital A1 ou A3 de forma estratégica podem enfrentar dificuldades maiores com o avanço da digitalização do ambiente tributário. O ideal é que cada empresa tenha processos claros para renovação, armazenamento, acesso e uso do certificado por responsáveis autorizados.

Como contadores e empresas devem se preparar para a nova exigência

Para evitar problemas e reduzir os impactos dessa nova exigência, contadores e empresas podem adotar algumas práticas imediatas:

• Usar navegadores atualizados como Google Chrome ou Microsoft Edge
• Marcar a opção “não solicitar autenticação em duas etapas neste computador” ao acessar o gov.br
• Manter o e-mail e telefone atualizados na conta gov.br vinculada ao certificado digital
• Garantir que o certificado digital esteja instalado corretamente e dentro do prazo de validade
• Realizar os acessos com antecedência, evitando prazos apertados no envio de obrigações
• Ter processos de contingência para o caso de falhas no sistema da Receita

Além disso, vale acompanhar os posicionamentos do Conselho Federal de Contabilidade e da própria Receita Federal. O CFC já solicitou ajustes na política de acesso e aguarda um retorno oficial sobre a possibilidade de flexibilização da exigência.

A nova exigência da Receita Federal está provocando instabilidade e preocupação entre contadores e empresários. Mas também é um alerta importante sobre a necessidade de fortalecer os processos digitais, manter certificados atualizados e buscar soluções em parceria com profissionais contábeis preparados.

Na Hubs Contabilidade, acompanhamos de perto todas as mudanças que afetam o dia a dia das empresas. Nosso papel é justamente garantir que, mesmo diante de instabilidades como essa, sua empresa continue operando com segurança, transparência e dentro dos prazos fiscais.

Se precisar de apoio com o uso do certificado digital, acesso ao e-CAC ou qualquer outra questão contábil, entre em contato com a equipe da Hubs. Estamos aqui para ajudar você a seguir com mais tranquilidade, mesmo quando o sistema trava.